La demande d’agrément est à adresser par écrit au ministre ayant l’Enfance et la Jeunesse dans ses attributions par la personne physique ou morale qui entend exercer ou entreprendre l’activité d’une mini-crèche, qualifiée ci-après de « gestionnaire ».
La demande d’agrément doit être datée, signée et accompagnée des pièces justificatives suivantes :
- un extrait du casier judiciaire récent du gestionnaire et du personnel d’encadrement établi en application de l’article 2 ;
- un document renseignant sur l'utilisation de l'espace en fonction des prestations définies par l’article 3 de la loi modifiée du 4 juillet 2008 sur la jeunesse et en fonction de l'âge des enfants.
Ce document est accompagné d’un plan détaillé des infrastructures avec leurs fonctions correspondantes et portant indication des mesures de sécurité prises en application de l’article 4 ;
- une copie du certificat établi par l’administration communale attestant la conformité du service par rapport au plan d’aménagement général de la commune ;
- une copie de la lettre adressée au service d’incendie et sauvetage renseignant sur l’existence et l’emplacement d’une mini-crèche ;
- un budget prévisionnel et des pièces afférentes documentant la situation financière ;
- un engagement écrit du gestionnaire qu’il garantit que les activités agréées sont accessibles aux usagers indépendamment de toutes considérations d’ordre idéologique, philosophique et religieux et que l’usager de la mini-crèche a droit à la protection de sa vie privée et au respect de ses convictions religieuses ou philosophiques.
Au cas où le gestionnaire est une personne morale, la demande d’agrément doit être introduite et signée par la ou les personnes qui sont autorisées à représenter la personne morale en justice. Dans ce cas le dossier d’agrément contient également une copie des statuts ou de l’acte constitutif de la personne morale qui soit établi en conformité avec la loi.
À des fins de contrôle, le gestionnaire conservera un dossier personnel pour chaque membre du personnel de la mini-crèche comprenant le contrat d’engagement ou une copie de la décision de sa nomination, la documentation attestant sa qualification professionnelle, ses expériences et sa formation continue, ses compétences linguistiques, ainsi qu’un certificat d’aptitude au travail et une déclaration sur l’honneur du gestionnaire d’avoir procédé au contrôle d’honorabilité au moment de l’engagement. Le gestionnaire tient à jour sa documentation relative au dossier de son personnel.
Lorsque la mini-crèche change de gestionnaire, le nouveau gestionnaire est tenu d’introduire une nouvelle demande d’agrément.