Règlement d’ordre intérieur de la Chambre de Commerce.

La Chambre de Commerce a son siège à Luxembourg.

Lors de la première session de l’assemblée plénière après les élections, celle-ci désigne un président et des vice-présidents qui composent le Bureau de la Chambre de Commerce. Ils sont élus pour un mandat de cinq ans.

En cas de décès ou de démission d’un membre du Bureau, dans l’intervalle des élections, il est pourvu à la vacance dans la première assemblée plénière qui suit cet événement.

Les élections pour pourvoir à la vacance précitée ont lieu par votes spéciaux, et d’après les règles de l’article 13 du présent règlement.

Le président de la Chambre de Commerce préside l’assemblée plénière de la Chambre de Commerce.

Le président peut déléguer tout ou partie de ses fonctions à d’autres membres élus de la Chambre de Commerce ou au directeur général de celle-ci.

Le président fixe les délégations de pouvoir génériques et/ou spécifiques.

Le président de la Chambre de Commerce convoque et préside les réunions du Bureau et met en oeuvre les décisions prises par l’assemblée plénière et le Bureau.

Le président consulte le Bureau quant à la stratégie et l’orientation générale des services de la Chambre de Commerce et examine avec celui-ci toutes les questions sortant de la gestion journalière.

Le président convoque le Bureau aussi souvent que de besoin. Le Bureau se réunit obligatoirement lorsque deux au moins de ses membres le demandent.

Le Bureau délibère valablement lorsque plus de la moitié de ses membres sont présents.

Les résolutions sont adoptées à la majorité des membres présents.

En cas de parité des voix, la voix du président est prépondérante.

En cas de nécessité, le Bureau est autorisé à adopter des résolutions par voie circulaire à l’unanimité de ses membres.

En cas de nécessité dûment constatée par le Bureau, il est autorisé à se réunir par voie de visio-conférence ou par conférence téléphonique et à adopter des résolutions conformément aux dispositions de l’alinéa 2 du présent article.

Les réunions du Bureau ne sont pas publiques. Les membres du Bureau sont tenus au secret professionnel et doivent garder le silence envers les tiers sur tout ce qu’ils ont appris au cours de l’exercice de leurs fonctions.

Les membres effectifs, et le cas échéant les membres suppléants siégeant en remplacement des membres effectifs sont tenus d’assister aux assemblées plénières de la Chambre de Commerce et aux réunions des commissions, de prendre une part active aux travaux et de s’acquitter loyalement de toute mission qui leur sera confiée.

L’assemblée plénière de la Chambre de Commerce se réunit au moins quatre fois par an sur base d’un calendrier annuel approuvé par l’assemblée plénière.

Par ailleurs, l’assemblée plénière se réunit toutes les fois que le Bureau le juge nécessaire ou qu’un tiers de ses membres le demande.

Le membre élu qui est empêché d’assister à une assemblée plénière, en avertira en temps utile le secrétariat du directeur général qui convoquera alors le membre suppléant correspondant selon l’ordre correspondant au résultat des élections, ou en l’absence de celles-ci, selon l’ordre de la liste telle qu’arrêtée par le président du bureau de vote. Ce membre siège alors à la place du membre effectif. Seuls les membres effectifs et, le cas échéant, les membres suppléants siégeant en remplacement des membres effectifs ont voix délibérative.

L’assemblée plénière délibère valablement lorsque plus de la moitié de ses membres sont présents.

Le président fixe l’ordre du jour des assemblées plénières.

Si l’assemblée plénière en décide ainsi ou si au moins le tiers des membres demande l’inscription d’une question à l’ordre du jour, le président procédera à cette inscription.

La lettre de convocation portant l’ordre du jour doit être adressée à tous les membres de l’assemblée plénière par les soins du président ou de son délégué, le directeur général, et ceci, sauf en cas d’urgence, au moins sept jours avant la date de l’assemblée plénière.

Les assemblées plénières sont présidées par le président ou, en son absence, par le vice- président présent le plus âgé en rang, ou, à défaut, par le membre présent le plus âgé.

Le président fait l’ouverture et annonce la clôture des assemblées plénières. Il dirige les discussions et délibérations.

Au début de l’assemblée plénière, le président fait établir une liste de présence qui fera partie intégrante du procès-verbal.

Les résolutions de l’assemblée plénière de la Chambre de Commerce sont adoptées à la majorité absolue des voix des membres de l’assemblée plénière. Toutefois, si une résolution n’a pas recueilli la majorité absolue des voix lors d’un premier vote, elle peut être adoptée à la majorité des membres présents lors d’un second vote pouvant intervenir au plus tôt huit jours après le premier vote.

En cas d’urgence, l’assemblée plénière est autorisée à adopter des résolutions par voie circulaire à l’unanimité des membres élus.

En cas de nécessité dûment constatée par le Bureau, l’assemblée plénière est autorisée à se réunir par voie de visio-conférence ou par conférence téléphonique et à adopter des résolutions conformément aux dispositions du 1^er paragraphe du présent article.

Le nombre des voix émises à l’occasion d’un vote est inscrit au procès-verbal. Les noms des votants n’y sont mentionnés qu’après une résolution de l’assemblée plénière de la Chambre de Commerce autorisant cette mention.

Une place est réservée au délégué qu’il est loisible au Gouvernement de commissionner pour assister aux assemblées plénières de la Chambre de Commerce. Ce délégué pourra y prendre la parole chaque fois qu’il le désire et faire des propositions.

Sauf résolution expresse, les assemblées plénières de la Chambre de Commerce ne sont pas publiques. Les membres élus sont tenus au secret professionnel et doivent garder le silence envers les tiers sur tout ce qu’ils ont appris au cours de l’exercice de leurs fonctions. Les experts et tiers qui peuvent être invités lors des assemblées plénières de la Chambre de Commerce sont tenus à une stricte obligation de confidentialité et doivent garder le silence sur tout ce qu’ils ont appris au cours de l’exercice de leurs fonctions.

Excepté les cas visés aux articles 14 et 15, nul étranger au personnel de la Chambre de Commerce ne peut, sous aucun prétexte, s’introduire dans l’enceinte où siègent les membres élus de la Chambre de Commerce.

Le directeur général et les membres du comité exécutif (“Executive Committee”) de la Chambre de Commerce assistent aux assemblées plénières. Les membres du comité de gestion (“Management Committee”) peuvent assister aux assemblées plénières. Les autres cadres de la Chambre de Commerce peuvent être invités à participer aux assemblées plénières de la Chambre de Commerce lorsque des points de l’ordre du jour le rendent utile.

L’assemblée plénière de la Chambre de Commerce fixe les jetons de présence et les indemnités pour frais de déplacement de ses membres. Ces jetons et indemnités sont liquidés annuellement sur base d’une liste de présence arrêtée par le directeur général.

Le procès-verbal des assemblées plénières reproduit succinctement les discussions.

Le directeur général de la Chambre de Commerce établit un projet de procès-verbal de chaque assemblée plénière. Ce projet est communiqué à tous les membres élus.

Lors de l’assemblée plénière suivante, celle-ci approuve le procès-verbal en tenant compte des observations éventuelles.

Le procès-verbal de chaque assemblée plénière est signé par le président ou son délégué et le directeur général et porté à la connaissance du Gouvernement.

L’assemblée plénière désigne des commissions spécialisées, chargées de l’assister dans l’exercice de ses missions.

L’assemblée plénière désigne pour le cours de chaque session quinquennale, les commissions spécialisées suivantes :

Les commissions, composées de membres élus effectifs et suppléants, sont présidées par un membre élu désigné par l’assemblée plénière. Elles sont assistées par les services de la Chambre de Commerce de même par des experts et tiers qui assisteront en qualité d’invités.

Ces commissions font un rapport régulier de leurs activités à l’assemblée plénière.

Les avis et rapports sont adoptés à la majorité des membres présents.

En cas de parité des voix, la voix du président est prépondérante.

Les réunions des commissions ne sont pas publiques. Les membres élus sont tenus au secret professionnel et doivent garder le silence envers les tiers sur tout ce qu’ils ont appris au cours de l’exercice de leurs fonctions. Les experts et tiers qui peuvent être invités aux réunions des commissions sont tenus à une stricte obligation de confidentialité et doivent garder le silence sur tout ce qu’ils ont appris au cours de l’exercice de leurs fonctions.

L’assemblée plénière peut en outre instituer toutes autres commissions spécialisées.

Ces commissions font un rapport régulier de leurs activités à l’assemblée plénière et sont organisées et délibèrent conformément aux dispositions de l’article 23.

L’assemblée plénière de la Chambre de Commerce désigne en son sein une Commission du Budget et des Comptes pour une période de cinq ans.

La Commission du Budget et des Comptes assiste l’assemblée plénière dans ses attributions en matière de gestion financière de la Chambre de Commerce et peut donner son avis, sur demande du président ou du Bureau, sur des questions influençant la situation financière de la Chambre de Commerce.

La gestion comptable et la gestion des avoirs de la Chambre de Commerce se font sous le contrôle de la Commission du Budget et des Comptes et sont soumises pour approbation à l’assemblée plénière de la Chambre de Commerce.

La caisse et la comptabilité seront vérifiées au moins tous les six mois par la Commission du Budget et des Comptes.

Chaque année, au plus tard le 30 avril, la Commission du Budget et des Comptes arrête les livres ainsi que le bilan reprenant le détail des comptes pertes et profits de l’exercice écoulé.

Le bilan arrêté par la Commission du Budget et des Comptes est transmis pour délibération au Bureau et puis soumis pour approbation à l’assemblée plénière de la Chambre de Commerce.

Un réviseur d’entreprises agréé, désigné par l’assemblée plénière, est chargé de contrôler les comptes de la Chambre de Commerce et la régularité des opérations effectuées et des écritures comptables.

Avant l’établissement du budget, les orientations stratégiques du budget sont arrêtées par le Bureau.

Sur cette base le budget de la Chambre de Commerce est établi par le directeur général, soumis pour avis à la Commission du Budget et des Comptes et puis soumis pour approbation à la dernière assemblée plénière de l’année en cours.

La Chambre de Commerce constitue deux fonds de réserve régis par les dispositions du règlement de fonctionnement des fonds de réserve de la Chambre de Commerce.

Un inventaire, constamment tenu à jour, mentionnera les biens mobiliers et immobiliers de la Chambre de Commerce.

Les dépenses prévues dans le budget de la Chambre de Commerce sont ordonnancées par le président ou son délégué, le directeur général de la Chambre de Commerce.

Sur proposition du Bureau, l’assemblée plénière arrête les conditions dans lesquelles des dépenses significatives non prévues dans le budget de la Chambre de Commerce peuvent être engagées.

Les exercices administratif et financier de la Chambre de Commerce coïncident avec l’année du calendrier.

Une décision de l’assemblée plénière de la Chambre de Commerce est requise pour acquérir ou aliéner les biens immobiliers, hypothéquer, emprunter, compromettre et transiger en matière immobilière.

L’assemblée plénière désigne le directeur général dont la nomination est soumise à l’approbation du Gouvernement.

Le directeur général de la Chambre de Commerce est engagé sur la base d’un contrat de louage de services de droit privé. Il est sous les ordres directs du président.

Le directeur général dirige l’administration des services de la Chambre de Commerce.

Il assure la gestion journalière de la Chambre de Commerce dont il établit les règles de délégation et de subdélégation de signatures de la Chambre de Commerce.

Le directeur général donnera son avis et fournira des renseignements sur les questions soumises à la Chambre de Commerce.

Il assiste aux assemblées plénières de la Chambre de Commerce et aux réunions du Bureau, dresse les procès-verbaux ; il est chargé de la comptabilité et de la gestion des fonds dans le respect du budget voté. Il peut assister à toutes les réunions des commissions de la Chambre de Commerce.

Le directeur général propose les engagements du personnel ainsi que l’organigramme de la Chambre de Commerce et les soumet pour approbation au Bureau et à l’assemblée plénière de la Chambre de Commerce.

Le directeur général préside l’Executive Committee et le Management Committee de la Chambre de Commerce. L’Executive Committee de la Chambre de Commerce est composé de quatre membres au moins désignés notamment parmi les responsables des domaines d’activités et services.

Sur proposition du président, du Bureau ou d’au moins un tiers de ses membres élus, la Chambre de Commerce peut soumettre le présent règlement à une révision générale ou partielle.

Le présent règlement entrera en vigueur le jour de son adoption par l’assemblée plénière de la Chambre de Commerce.