Règlement grand-ducal du 9 octobre 2019 relatif au fonctionnement interne du Conseil des archives.
Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,
Vu la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage ;
Vu l’avis de la Chambre de commerce ;
Vu l’avis de la Chambre des métiers ;
Notre Conseil d’État entendu ;
Sur le rapport de Notre Ministre de la Culture et après délibération du Gouvernement en conseil ;
Arrêtons :
Art. 1er.
Le Conseil des archives, ci-après le « conseil », se réunit au moins une fois par an et aussi souvent que ses missions l’exigent. Le président convoque aux réunions du conseil.
Art. 2.
Le secrétaire, membre du personnel des Archives nationales, est chargé de toute correspondance du conseil, il communique les horaires des réunions, rédige les procès-verbaux et est responsable des archives du conseil.
Art. 3.
Le président arrête l’ordre du jour qui comprend obligatoirement tout point dont la mise à l’ordre du jour est demandée par écrit par au moins deux membres du conseil ou par le président du conseil. La lettre de convocation, ainsi que l’ordre du jour et les documents relatifs aux points à discuter sont envoyés par le secrétaire aux membres au moins cinq jours ouvrables avant la date de la réunion.
Art. 4.
Sur proposition d’une majorité des membres présents, l’ordre du jour peut être complété en début de séance.
Art. 5.
Le conseil délibère valablement si la majorité de ses membres sont présents. Tout membre empêché peut se faire représenter par un autre membre à condition de fournir une procuration adressée au président.
Art. 6.
Si le quorum n’est pas atteint, le conseil peut délibérer valablement sur le même ordre du jour lors d’une deuxième réunion, quel que soit le nombre de membres présents. Cette réunion a lieu au plus tard dans les quinze jours de la date fixée pour la première réunion. La convocation pour la deuxième réunion doit être envoyée au moins cinq jours ouvrables avant la date de la réunion.
Art. 7.
Le président assure le bon fonctionnement du conseil. Il ouvre, dirige et clôture les débats et assure le suivi des dossiers.
Art. 8.
En cas d’empêchement du président, ses fonctions sont assumées par le membre jouissant de la plus grande ancienneté au sein du conseil, et, en cas d’égalité d’ancienneté, il est procédé par tirage au sort.
Art. 9.
Les avis sont pris à la majorité absolue des voix des membres présents du conseil. En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante. Les avis sont motivés.
Art. 10.
S’il y a urgence et que le conseil est dans l’impossibilité de se réunir dans les délais requis, le président peut décider de recourir à la procédure écrite. Le conseil est toutefois convoqué si de l’avis écrit ne se dégage pas une majorité absolue des votes exprimés. Les avis écrits sont actés par le secrétaire et communiqués aux membres en guise de procès-verbal.
Art. 11.
Un avant-projet de procès-verbal est envoyé aux membres endéans les dix jours suivant la réunion. Les membres peuvent envoyer leurs observations au président endéans les cinq jours ouvrables suivant l’envoi. Le projet de procès-verbal fera l’objet d’une procédure d’approbation au cours de la réunion suivante. Le texte définitif signé par le président et le secrétaire est envoyé à tous les membres du conseil.
Art. 12.
Le Conseil peut créer en son sein des commissions spécialisées pour suivre toute question entrant dans le champ de ses compétences.
Art. 13.
Le directeur des Archives nationales ne participe ni à la rédaction ni à l’adoption de l’avis prévu à l’article 17, paragraphe 3 de la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage.
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La Ministre de la Culture, Sam Tanson | Palais de Luxembourg, le 9 octobre 2019. Henri |