Règlement grand-ducal du 15 février 2019 relatif aux modalités d’inscription, de paiement des frais administratifs ainsi qu’à l’accès aux informations inscrites au Registre des bénéficiaires effectifs.
Chapitre 1er
— Modalités d’inscription au Registre des bénéficiaires effectifsChapitre II
— Accès aux informationsChapitre III
— Modalités de paiementChapitre IV
— Dispositions transitoires et finalesNous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,
Vu la loi du 13 janvier 2019 instituant un Registre des bénéficiaires effectifs ;
Vu les avis de la Chambre de Commerce ; de la Commission nationale pour la protection des données et de l’Ordre des Experts-Comptables ;
Les avis de la Chambre des Métiers et de la Chambre des Salariés ayant été demandés ;
Notre Conseil d’État entendu ;
Sur le rapport de Notre Ministre de la Justice et après délibération du Gouvernement en conseil ;
Arrêtons :
Chapitre 1er
-Modalités d’inscription au Registre des bénéficiaires effectifsArt. 1er.
(1)
L’entité immatriculée demande l’inscription des informations, prévues à l’article 3 de la loi du 13 janvier 2019 instituant un Registre des bénéficiaires effectifs, par le biais du site Internet du gestionnaire.(2)
Chaque demande d’inscription acceptée par le gestionnaire est classée dans le dossier de la personne ou entité immatriculée, tenu électroniquement par le gestionnaire.(3)
Chaque inscription est datée du jour de l’acceptation de la demande d’inscription par le gestionnaire et se voit attribuer un numéro unique. Elle donne lieu à délivrance d’un récépissé d’acceptation de l’inscription, retourné au déclarant.(4)
Le gestionnaire peut interdire l’accès à son site Internet à tout porteur de certificat électronique, qui en fait un usage abusif ou frauduleux avéré.Art. 2.
Les inscriptions doivent être effectuées en langues française, allemande ou luxembourgeoise, de façon complète et exacte. Les caractères alphanumériques à utiliser sont les lettres de l’alphabet latin et les chiffres romains ou arabes. L’usage de caractères et symboles additionnels est autorisé, s’ils ont une signification dans la langue parlée.
Art. 4.
(1)
Le bureau du gestionnaire est situé dans la commune de Luxembourg. Le gestionnaire peut avoir des bureaux dans d’autres communes du Grand-Duché de Luxembourg. Il affiche les heures d’ouverture de son bureau sur son site Internet.(2)
Pour les entités immatriculées, qui sont dans l’impossibilité matérielle d’effectuer les inscriptions requises par la loi précitée du 13 janvier 2019 conformément à l’article 1er, le gestionnaire offre en ses bureaux, une assistance d’ordre technique.Art. 5.
Les pièces justificatives prévues à l’article 4, paragraphe 3, de la loi précitée du 13 janvier 2019 comprennent :
| 1° | pour les personnes physiques non inscrites au registre de commerce et des sociétés, les pièces officielles permettant d’établir l’identité des bénéficiaires effectifs, accompagnées d’une traduction en langue française, allemande ou luxembourgeoise si les pièces officielles ne sont pas rédigées en caractères latins ; |
| 2° | le cas échéant la demande de limitation d’accès aux informations telle que visée à l’article 15, paragraphe 1er, de la loi précitée du 13 janvier 2019 ; et |
| 3° | le cas échéant, un document attestant que l’entité est une société dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé au Grand-Duché de Luxembourg ou dans un autre État partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou dans un autre pays tiers imposant des obligations reconnues comme équivalentes par la Commission européenne au sens de la directive 2004/109/CE du Parlement européen et du Conseil du 15 décembre 2004 sur l'harmonisation des obligations de transparence concernant l'information sur les émetteurs dont les valeurs mobilières sont admises à la négociation sur un marché réglementé et modifiant la directive 2001/34/CE. |
Art. 6.
Les demandes de limitation d’accès prévues à l’article 15 de la loi précitée du 13 janvier 2019 sont transmises au gestionnaire selon les dispositions des articles 1er et 2, concomitamment ou postérieurement aux demandes d’inscription.
Chapitre II
-Accès aux informationsArt. 7.
(1)
Le Registre des bénéficiaires effectifs peut être consulté gratuitement sur le site Internet du gestionnaire.(2)
La recherche dans le Registre des bénéficiaires effectifs s’effectue par la dénomination, la raison sociale, le nom ou le numéro d’immatriculation de l’entité immatriculée au Registre de commerce et des sociétés.(3)
L’accès des établissements de crédit, des établissements financiers ainsi que des huissiers et des notaires agissant en leur qualité d’officier public aux informations sur les bénéficiaires effectifs couvertes par une limitation d’accès accordée conformément à l’article 15, paragraphe 1er, de la loi précitée du 13 janvier 2019 se fait par extraits, à demander conformément à l’article 9, paragraphe 2.Art. 8.
(1)
L’accès au Registre des bénéficiaires effectifs aux autorités nationales, définies à l’article 1er, point 5°, de la loi précitée du 13 janvier 2019, doit faire l’objet d’une demande émanant de l’autorité nationale, adressée au gestionnaire.(2)
La recherche dans le Registre des bénéficiaires effectifs par l’autorité nationale s’effectue par la dénomination, la raison sociale, le nom ou le numéro d’immatriculation de l’entité immatriculée au Registre de commerce et des sociétés ou par bénéficiaire effectif.(3)
Les autorités nationales ont accès aux informations inscrites et historiques des entités immatriculées et rayées, contenues dans le Registre des bénéficiaires effectifs.Art. 9.
(1)
Le gestionnaire émet des extraits et des certificats sur support papier sécurisé à en-tête du Registre des bénéficiaires effectifs ou sous format électronique, moyennant paiement de frais administratifs, prévus à l’annexe A.(2)
Les demandes d’extraits et de certificats sont à effectuer sur le site Internet du gestionnaire.(3)
Les extraits et certificats émis comportent la signature manuscrite ou électronique du gestionnaire.Art. 10.
(1)
Les entités, visées par une demande de vérification émanant du gestionnaire, en application de l’article 9 de la loi précitée du 13 janvier 2019, doivent vérifier leurs informations sur le site Internet du gestionnaire.(2)
Si l’information inscrite est adéquate, exacte et actuelle, l’entité doit confirmer ses données par le biais du site Internet du gestionnaire.(3)
Si l’entité constate que l’information inscrite est inadéquate, inexacte, ou non actuelle, elle doit procéder à la mise à jour de ses informations, conformément aux dispositions de l’article 1er.Chapitre III
-Modalités de paiementArt. 11.
(1)
Toute demande d’inscription acceptée, ainsi que toute demande d’extrait ou de certificat, donnent lieu au paiement auprès du gestionnaire de frais administratifs dont le montant est fixé à l’annexe A.(2)
Les frais sont dus individuellement, lorsque l’inscription est effectuée par un requérant ne bénéficiant pas de l’agrément pour le paiement sur facture mensuelle prévu à l’article 12, paragraphe 2.Art. 12.
(1)
Le paiement s’effectue par voie électronique. Cependant, les entités visées à l’article 4, paragraphe 2, peuvent procéder à un paiement des frais administratifs au comptant.(2)
Les requérants qui effectuent régulièrement un nombre important de demandes d’inscription, d’extrait ou de certificat auprès du gestionnaire peuvent introduire une demande d’agrément pour le paiement sur facture mensuelle, établie après l’inscription des frais administratifs fixés à l’annexe A dus sur ces demandes.(3)
La demande d’agrément contient l’engagement écrit du requérant de payer en une seule fois au gestionnaire l’intégralité des montants dus au titre des frais administratifs dans un délai de trente jours après la date d’émission de la facture établie et expédiée par le gestionnaire.(4)
Les demandes d’agrément sont à introduire auprès du gestionnaire.(5)
Le gestionnaire statue sur les demandes d’agrément et notifie ses décisions aux requérants. Lorsque l’agrément est accordé, un numéro de référence leur est communiqué.(6)
Le gestionnaire peut prononcer le retrait de l’agrément sur décision motivée lorsque les montants dus au titre des frais administratifs restent impayés pendant deux mois suivant la date d’émission de la facture mensuelle établie par le gestionnaire.Chapitre IV
-Dispositions transitoires et finalesArt. 13.
Les entités soumises à la loi précitée du 13 janvier 2019 effectifs sont exemptées du paiement des frais administratifs, fixés à l’annexe A, pendant un délai de six mois après l’entrée en vigueur du présent règlement.
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Le Ministre de la Justice, Félix Braz | Palais de Luxembourg, le 15 février 2019. Henri |