Règlement grand-ducal du 25 juillet 2015 relatif à la dématérialisation et à la conservation de documents.
Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,
Vu l’article 1334 du Code civil;
Vu l’article 16 du Code de commerce;
Vu les avis de la Chambre de commerce et de la Chambre des métiers;
Notre Conseil d’État entendu;
Sur le rapport de Notre Ministre de l’Économie et après délibération du Gouvernement en conseil:
Arrêtons:
Art. 1er .
-Copies à valeur probante
Constituent des copies à valeur probante les copies qui sont:
| a) | réalisées aux termes d’un traitement qui n’altère pas et n’interprète pas les informations contenues dans l’original, mais se limite à constituer une image à l’identique de celui-ci; |
| b) | effectuées de façon systématique et sans lacunes; |
| c) | effectuées selon des instructions de travail qui sont conservées aussi longtemps que les copies; et |
| d) | conservées avec soin, dans un ordre systématique, et protégées contre toute altération. |
Art. 2.
-Dématérialisation
L’authenticité de la copie à valeur probante doit être garantie.
A cette fin,
| a) | le processus de transcription ne doit pas altérer le contenu et l’apparence de l’original; |
| b) | chaque copie probante doit comporter de manière systématique la date et l’heure de sa création; |
| c) | un historique détaillé et tenu à jour de la copie probante doit à tout moment être disponible. |
Art. 3.
-Conservation électronique
(1)
Les copies à valeur probante et originaux numériques doivent être durables. Sont réputés remplir cette condition les copies à valeur probante et originaux numériques:| a) | conservés de manière à éviter toute modification ou altération; ou |
| b) | enregistrés dès leur création dans un document informatique sécurisé ou signé électroniquement au sens de l’article 1322-1 du Code civil. |
(2)
Si, pour une raison quelconque, les copies à valeur probante ou originaux numériques sont transférés d’un support ou d’un format numérique à un autre, le détenteur doit démontrer leur concordance.
(3)
Les systèmes utilisés pour la conservation électronique des copies à valeur probante et originaux numériques:| a) | doivent comporter les sécurités nécessaires pour éviter toute modification ou altération; et |
| b) | doivent permettre de restituer à tout instant les documents sous une forme directement lisible en garantissant la fidélité à l’original. |
Art. 4.
-Copie à valeur probante par micrographie
Les travaux doivent être surveillés par le détenteur ou par une personne qu’il a mandatée à ces fins.
Les copies à valeur probante doivent permettre de déterminer l’ordre de prise de vue.
Les diverses phases de la prise de vue doivent s’opérer strictement selon le schéma arrêté aux instructions de travail prévues à l’article 1er .
L’indexation et le repérage des copies à valeur probante doivent permettre d’accéder à l’image d’un original dans un temps raisonnable.
La prise de vue doit faire l’objet d’un procès-verbal contenant les indications suivantes:
| a) | nature et sujet des originaux; |
| b) | date de la prise de vue; |
| c) | nom de l’opérateur responsable; et |
| d) | déclaration que les originaux ont été microfilmés de façon complète, régulière et sans altération. |
Cette déclaration, signée par l’opérateur responsable, doit être conservée, à moins qu’elle ne fasse l’objet d’une prise de vue à la suite des originaux microfilmés.
La copie à valeur probante doit être parfaitement lisible. La fidélité de la copie à valeur probante doit être vérifiée avant la destruction de l’original.
La copie à valeur probante doit entraîner une modification irréversible du support.
La copie à valeur probante doit être toujours disponible pour consultation par les personnes qui ont accès aux informations qu’elle comporte.
Art. 5.
-Disposition abrogatoire
Le règlement grand-ducal du 22 décembre 1986 pris en exécution des articles 1348 du Code civil et 11 du Code de commerce est abrogé.
Les documents et les copies établis sur base des dispositions réglementaires prises en exécution des articles 1334 du Code civil ou de l’article 16 du Code de commerce et applicables avant la prise d’effet du présent règlement, gardent la valeur probante qui leur était conférée par ces dispositions réglementaires.
Art. 6.
-Entrée en vigueur
Le présent règlement grand-ducal entre en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit sa publication au Mémorial.
Art. 7.
-Disposition exécutoire
Notre Ministre de l’Économie est chargé de l’exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial.
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Le Ministre de l’Économie, Étienne Schneider |
Cabasson, le 25 juillet 2015. Henri |