Règlement grand-ducal du 9 février 1995 autorisant

1) la création et l'exploitation d'une banque de données nominatives pour le compte de l'Inspection du Travail et des Mines
2) l'utilisation du numéro d'identité des personnes physiques et morales.

Nous JEAN, par la grâce de Dieu,Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau;

Vu la loi du 10 février 1958 portant approbation de la Convention No 81 concernant l'Inspection du travail et des mines dans l'industrie et le commerce, adoptée par la Conférence internationale du travail, en sa 30e session, le 11 juillet 1947;

Vu la loi du 12 juin 1965 concernant les conventions collectivs du travail;

Vu la loi du 4 avril 1974 portant réorganisation de l'Inspection duTravail et des Mines;

Vu la loi du 9 mai 1990 relative aux établissements dangereux, insalubres ou incommodes;

Vu la loi du 18 mai 1979 portant réforme des délégations du personnel;

Vu la loi du 9 août 1971 concernant l'exécution et la sanction des décisions et des directives ainsi que la sanction des règlements des Communautés Européennes en matière économique, technique, agricole, forestière, sociale et en matière de transport;

Vu le règlement grand-ducal du 10 avril 1987, modifié par le règlement grand-ducal du 19 juillet 1991 concernant les risques d'accidents majeurs de certaines activités industrielles;

Vu l'article 8 de la loi modifiée du 31 mars 1979 réglementant l'utilisation des données nominatives dans les traitements informatiques;

Vu l'article 5 de la loi du 30 mars 1979 organisant l'identification numérique des personnes physiques et morales;

Vu l'avis de la commission consultative instituée par l'article 30 de la loi du 31 mars 1979 précitée;

Notre Conseil d'Etat entendu;

Sur le rapport de Notre Ministre du Travail, de Notre Ministre ayant dans ses attributions le répertoire national des banques de données, et de Notre Ministre des Communications, et après délibération du Gouvernement en Conseil;

Arrêtons:

Art. 1er.

Sont autorisées, pour le compte de l'Inspection du Travail et des Mines (ci-après dénommée «l'Inspection»), la création et l'exploitation de la banque de données permettant la gestion automatisée de ses missions légales et réglementaires.

Art. 2.

(1)

La banque de données est constituée d'un répertoire des entreprises et établissements soumis au contrôle de l'Inspection, ainsi que des fichiers créés conformément aux domaines d'application rentrant dans les missions de l'Inspection.

(2)

Ces fichiers sont les suivants:

1° le fichier relatif aux établissements soumis au contrôle de l'Inspection;
2° le fichier des inspections-droit du travail;
3° le fichier des inspections-sécurité de travail;
4° le fichier des réclamations;
5° le fichier des infractions;
6° le fichier des autorisations concernant les établissements dangereux, insalubres ou incommodes et les installations industrielles présentant des risques d'accidents majeurs;
7° le fichier des accidents de travail;
8° le fichier des conventions collectives;
9° le fichier des délégations du personnel;
10° le fichier de la gestion de la correspondance;
11° le fichier des normes et règlements techniques;

(3)

Chaque fichier est subdivisé en trois parties;

a) La partie temporaire qui contient sous forme de données formalisées des informations relatives aux affaires en cours. Ces données servent à superviser l'avancement d'une affaire en cours et deviennent caduques avec la conclusion de l'affaire. La partie temporaire est accessible à l'intégralité des agents de l'Inspection du Travail et des Mines qui, de par leur attribution sont autorisées à traiter des affaires en cours.
b) La partie documentaire qui contient sous forme de données formalisées des informations relatives aux affaires en cours et aux affaires conclues. Ces données sont accessibles aux seuls agents ayant dans leurs attributions la consultation et la recherche dans ce domaine d'application.
c) La partie archives qui, sous forme d'images digitalisées, contient les copies des pièces originales qui se rapportent à des affaires en cours et à des affaires conclues. Ces données sont accessibles aux seuls agents ayant dans leurs attributions la consultation et la recherche dans ce domaine d'application.

(4)

Toutes mesures techniques adéquates doivent être prises pour garantir l'accès sélectif aux différents fichiers, ainsi qu'aux différentes parties des fichiers.

(5)

Les données relatives aux infractions dont l'affaire est conclue, seront effacées au plus tard après 10 ans.

(6)

L'accès aux informations sensibles des parties «archives» et «documentaire» de la banque de données est réservé au Directeur et au Directeur adjoint de l'Inspection duTravail et des Mines. Le Directeur de l'Inspection duTravail et des Mines désigne les agents qui sont autorisés à enregistrer des données dans la banque de données. Le Directeur et le Directeur adjoint peuvent temporairement accorder le droit d'accès aux agents désignés à cet effet. Les autorisations sont temporaires et révocables.

Art. 3.

Sont traitées dans les différents fichiers les données suivantes:

1° dans le fichier relatif aux établissements soumis au contrôle de l'Inspection:
- le numéro d'identité de l'établissement;
- le secteur d'activité (code NACE);
- la dénomination et l'adresse de l'établissement;
- le nombre de l'effectif (masc./fém.)
- le nombre d'ouvriers à plein temps (masc./fém.);
- le nombre des employés à plein temps (masc./fém.);
- le nombre des ouvriers à temps partiel (masc./fém.);
- le nombre des employés à temps partie (masc./fém.);
- le nombre des jeunes travailleurs (18 ans);
- le nombre d'apprentis;
- le nombre des personnes à contrat à durée déterminée;
- le nombre des personnes engagées au salaire minimum;
- le nombre des jeunes travailleurs (entre 18 et 21 ans);
- les dispenses du salaire minimum (p. ex. pour personnes handicapées avec les périodes de temps correspondantes);
- des données concernant les heures supplémentaires:
• la date de l'autorisation;
• la période de validité de l'autorisation;
• le(s) motif(s) de la demande d'autorisation;
• le nombre d'employés/ouvriers concernés;
• le nombre d'heures accordées (employés/ouvriers);
• le nombre d'heures prestées par catégorie;
- la référence de convention collective conclue pour le personnel;
- la période de validité des conventions collectives;
- le nombre de visites de contrôle de l'année en cours;
- le nombre de réclamations;
- le nombre d'infractions;
- le nombre d'accidents.
2° dans le fichier des inspections - du droit de travail:
- le numéro d'identité de l'établissement;
- la date de l'inspection;
- le code du contrôleur;
- le lieu du contrôle (entreprise ou fiduciaire);
- la référence du rapport manuscrit détaillé.
3° dans le fichier des inspections - sécurité de travail:
- le numéro d'identité de l'établissement;
- le code du service de production visité;
- la date de la visite d'inspection;
- le type de la visite (visite, visite surprise ou contre visite);
- le code des contrôleurs;
- la référence du compte rendu manuscrit détaillé;
- une description succinte de l'inspection avec les informations suivantes:
• édificiences relevées,
• mesures de redressement,
• échéance fixée pour sa réalisation,
• état d'avancement des travaux;
4° dans le fichier des réclamations:
- les informations concernant la réclamation:
• numéro d'identité de l'employeur,
• la date d'introduction,
• nom,prénom et sexe (ou matricule) du réclamant,
• fonction (employé/ouvrier/jeune travailleur/apprenti),
• nom du mandataire syndical,
• organisation syndicale,
• objet de la réclamation;
- le compte rendu de l'intervention de l'Inspection:
• code du contrôleur,
• date de l'intervention (enquête),
• référence du rapport manuscrit détaillé,
• suite de l'affaire (affaire réglée à l'amiable, renovée devant la juridication compétente, en suspens ou abandonnée),
• observations;
5° dans le fichier des infractions:
- le numéro d'identité de l'établissement;
- la date du constat de l'infraction;
- l'objet de l'infraction;
- le code du contrôleur;
- la référence du rapport manuscrit détaillé;
- la suite de l'affaire (affaire réglée, renvoyée devant la juridiction compétente, en suspens);
6° le fichier des établissements dangereux, insalubres ou incommodes et des installations industrielles présentant des risques d'accidents majeurs:
- le numéro d'ordre de la demande d'autorisation;
- la date de la demande;
- la date d'entrée de la demande;
- le nom et l'adresse du demandeur;
- le nom et l'adresse de l'exploitant;
- l'objet de la demande, nature de l'établissement;
- l'emplacement projeté de l'établissement (communal, canton)
- le nombre approximatif de salariés à employer;
- la décision du Ministre duTravail (autorisation/refus/retrait d'autorisation);
- la date de la prise de décision;
- la date de transmission de la décision:
• au demandeur,
• à la commune,
• au Ministre de l'Environnement;
- en cas d'autorisation:
• date de la demande de la taxe,
• date du paiement,
- en cas de recours gracieux:
• décision prise;
- en cas de recours devant le Conseil d'Etat:
• décision prise,
• conditions d'autorisation changées ou pas;
- les données détaillées sur la procédure d'autorisation:
• date de transmission à la commune concernée pour l'enquête de commodo et incommodo, référence de l'avis de la commune, nombre de réclamations (écrites et orales) reçues,
• date de transmission au Ministre de l'Environnement pour avis obligatoire, référence de l'avis,
- un nombre variable de segments contenant les informations suivantes:
• date de transmission à un autre ministère ou service de l'Etat pour avis facultatif,
• dénomination du ministère ou service,
• référence de l'avis.
7° le fichier des accidents de travail:
- le numéro d'identité de l'employeur;
- la date de l'accident;
- le lieu de l'accident;
- la matricule de l'accidenté;
- la profession;
- la durée probable de l'incapacité de travail;
- la référence de la fiche de déclaration de l'accident pour les accidents graves ayant donné lieu à une enquête sur place de l'Inspection, les informations suivantes viennent s'y ajouter:
• la date d'entrée de la fiche à l'Inspection duTravail et des Mines,
• le code de l'enquêteur,
• la date d'entrée du rapport à la direction,
• la référence du rapport de l'enquête,
• les mesures prises suite aux conclusions du rapport,
• la date de transmission au parquet,
• des observations.
8° le fichier des conventions collectives
- le numéro d'identité de l'établissement;
- les informations sur les conventions collectives.
9° le fichier des délégations du personnel:
- le numéro d'identité de l'établissement;
- la date des élections;
- la notification de l'affichage des élections reçue ou non;
- la date de réception es listes des élections;
- le système de scrutin:
• représentation proportionnelle,
• majorité relative;
- le nombre de délégués titulaires;
- les noms des délégués titulaires et suppléants avec le numéro de liste;
- le nom des délégués à la sécurité.

Art. 4.

Les données peuvent être communiquées:

1° en vertu d'une disposition légale, à d'autres ministères, administrations et services de l'Etat, et notamment au Ministère du Travail et à l'administration de l'Environnement dans les domaines où les deux parties assument une co-responsabilité;
2° à toute autre personne à laquelle l'Inspection est tenue, en vertu d'une disposition légale, de fournir des renseignements;
3° de même que, sur support papier, à toute autre personne justifiant d'un motif légitime.

Art. 5.

(1)

L'inspection duTravail et des Mines est chargée de la gestion de la banque de données.

(2)

Dans le cadre des possibilités techniques, elle pourra confier la gestion d'une partie ou de l'intégralité de la base de données au Centre informatique de l'Etat.

Art. 6.

L'autorisation prévue à l'article premier est valable à partir de l'entrée en vigueur du présent règlement et expire le 31 décembre 2001.

Art. 7.

L'article 1er du règlement grand-ducal du 7 juin 1979 déterminant les actes, documents et fichiers autorisés à utiliser le numéro d'identité des personnes physiques et morales, tel qu'il a été complété par la suite, est complété par:

«- les fichiers traités par l'Inspection du Travail et des Mines dans l'exécution de ses missions légales et réglementaires».

Art. 8.

Notre Ministre du Travail, Notre Ministre ayant dans ses attributions le répertoire national es banques de données et notre Ministre des Communications sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent règlement grand-ducal qui sera publié au Mémorial.

Le Ministre duTravail,

Jean-Claude Juncker

Le Ministre de la Justice,

Marc Fischbach

La Ministre des Communications,

Mady Delvaux-Stehres

Château de Berg, le 09 février 1995.

Jean