Instruction relative à l'emploi des chèques et virements postaux par les receveurs des communes et des syndicats de communes.
But et utilité du service des chèques et virements postaux.
Les administrations communales et les comités des syndicats de communes sont rendus attentifs à l'arrêté ministériel en date de ce jour, imposant aux communes et aux syndicats de communes l'obligation de faire ouvrir un compte-chèques postal au profit de leurs receveurs.
Le but principal d'un pareil compte est d'épargner à ces comptables le maniement et la garde d'importantes sommes provenant des parements périodiques ou accidentels à faire soit par les organes de l'État soit par la Caisse d'épargne et le Crédit foncier ou un autre établissement public, bailleur de fonds; il dispensera les receveurs de faire maints voyages et présentera par là une mesure de sécurité tant pour la personne du receveur que pour les deniers des communes ou syndicats de communes. - Ces comptes permettront également aux particuliers qui sont titulaires de comptes-chèques à se libérer, par voie de virements, de leurs dettes envers les communes ou syndicats de communes et fourniront aux autres débiteurs, qui demeurent hors de la résidence des receveurs et qui ne sont pas titulaires d'un compte-chèques, le moyen de payer les sommes dues à ces caisses par bulletins de versement, dont la taxe est moins élevée que celle des mandats de poste. - Finalement le compte chèques facilitera le paiement des dépenses des communes et syndicats de communes en ce que les receveurs pourront effectuer ces opérations, soit par l'émission d'un chèque au profit du créancier intéressé, soit par un ordre de virement pour les créanciers titulaires d'un compte-chèques.
En présence de ces avantages incontestables, il importe de faire dans la plus large mesure emploi de cette institution, dont je vais esquisser ci-après, dans ses traits essentiels, le rouage tel qu'il se présente dans les relations avec les administrations des communes et des syndicats de communes.
Formalités à observer pour l'ouverture d'un compte-chèques.
En vue de l'ouverture d'un compte-chèques, l'administration communale ou le syndicat de communes recevra par l'intermédiaire de M. le commissaire de district un formulaire de demande d'adhésion, qui est à remplir d'après la contexture et doit être signé tant par le receveur que par le collège échevinal respectivement le président ou viceprésident du syndicat; les signatures couchées sur la demande d'adhésion valent comme signatures-types des personnes autorisées à disposer de l'avoir en compte. La demande d'adhésion, munie de ces signatures, est retournée par l'administration intéressée à M. le commissaire de district qui la fera parvenir au bureau des chèques à Luxembourg.
Le compte sera ouvert sous la dénomination
«Recette communale de ...»
respectivement
«Receveur du syndicat de communes de ... à ...». Les signatures-types déposées au bureau des chèques sont à tenir au courant des changements éventuels qui peuvent survenir dans la composition des collèges échevinaux ou dans la personne des président ou vice-président des syndicats ou des receveurs.
Formulaires, Fourniture par le bureau des chèques.
Dans la demande d'adhésion, on indiquera, à la place à ce réservée, les formulaires (bulletins de versement chèques, virements, avis de débit 778 a, annexe au virement 774 et coupons pour virements collectifs 779 a) qu'on désire recevoir. Ces formulaires sont transmis, par le bureau des chèques, au receveur, qui est responsable de toutes les conséquences de l'emploi abusif, de la perte ou de la disparition des formulaires de chèque et de virement (art. 8 de l'arrêté gr.-d du 11 août 1911). En même temps, le bureau des chèques informe le receveur de l'ouverture du compte et lui an indique également le numéro.
Les receveurs se conformeront à toutes les dispositions réglementaires sur la matière émises ou à émettre par l'administration des postes. Le «Guide pour les titulaires de compte» se vend auprès de tous les bureaux de poste au prix de 50 ct. l'exemplaire; on peut se procurer également auprès des bureaux de poste la liste des titulaires de compte au prix de 25 ct. l'exemplaire.
Opérations relatives au compte-chèques.
Les opérations relatives au compte-chèques sont de deux espèces:
| A. | Les recettes, c'est-à-dire les opérations qui alimentent l'avoir du compte-chèques; |
| B. | Les dépenses, c'est-à-dire les opérations qui absorbent l'avoir du compte-chèques. |
A. Inscriptions au crédit.
Les recettes, c'est-à-dire les inscriptions au crédit de l'avoir du compte-chèques, comprennent:
| a) |
le fonds communal ainsi que les subsides de l'État alloués dans l'intérêt de l'instruction publique, de la voirie vicinale, des constructions communales, de la salubrité publique, de la bienfaisance publique, etc., etc. (Le Receveur général fait inscrire le montant du subside au crédit du compte-chèques du receveur; ce dernier, au lieu de recevoir l'ordonnance de paiement afférente, est informé du versement par l'extrait de compte que lui transmettra le bureau des chèques.) |
| b) |
Les retraits de fonds à valoir sur les emprunts ou comptes-courants auprès du Crédit foncier, de la Caisse d'épargne ou d'un autre établissement public, bailleur de fonds; (Les dites sommes sont versées, par les établissements intéressés, sur le compte-chèques du receveur, soit par bulletin de versement, soit par ordre de virement; le receveur est informé de cette incription au crédit par l'extrait de compte que lui transmettra le bureau des chèques.) |
| c) |
Les centimes additionnels; (Le receveur des contributions, au lieu de remettre ces sommes contre quittance au receveur communal, les verse sur le compte-chèques de ce dernier moyennant bulletin de versement à déposer au bureau des postes de sa résidence ou moyennant ordre de virement à transmettre au bureau des chèques. Le receveur communal en est informé par le bureau des chèques.) |
| d) |
Les sommes que les débiteurs de la commune qui sont titulaires de comptes-chèques, font transférer, moyennant virements, de leur compte-chèques sur celui de la recette communale ou du syndicat de communes; |
| e) |
Les sommes versées, moyennant bulletin de versement, par les contribuables ou débiteurs qui ne sont pas titulaires de compte-chèques et qui demeurent hors du lieu de la résidence du receveur; (Les bureaux de poste n'acceptent pas de la part de personnes privées de bulletins de versement au profit du compte-chèques du receveur qui demeure dans le lieu même du bureau de poste; de pareils paiements sont à faire comme par le passé entre les mains du receveur communal même.) |
| f) |
Les sommes versées moyennant bulletins de versement par le receveur lui-même pour l'alimentation de son compte-chèques; (Tous les versements effectués par bulletins de versement sont constatés par la quittance de dépôt délivrée par le bureau de poste. Taxe des bulletins de versement: 10 ct. par bulletin et par 10.000 francs.) |
| g) |
Il est abandonné aux receveurs de verser sur leurs comptes-chèques les montants des mandatsposte arrivant à leur adresse. (Pour effectuer ces versements, le receveur remplira un bulletin de versement au montant du total des mandats-poste et dépose le bulletin de versement auprès de son bureau de poste, auquel il remet les mandats acquittés en paiement du montant du bulletin de versement déposé). |
B. Inscriptions au débit.
I. Le receveur peut disposer de son avoir en compte:
| a) |
par chèques:
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| b) |
par virements:
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Avis de débit
II. - Le receveur joindra aux chèques nominatifs et aux virements des avis de débit (formulaire n° 778 a), dont une certaine provision sera mise gratuitement à sa disposition par le bureau des chèques à Luxembourg. Ces avis de débit, qui sont à remplir par le receveur, indiqueront tant le montant du payement effectué que l'adresse du bénéficiaire, le bureau des chèques les munira du timbre à date et les renverra au receveur qui les joindra aux mandats afférents, pour tenir lieu de récépissé de dépôt postal ou de signature pour acquit de la partie prenante
Chèques et virements collectifs.
III. - Si le receveur a plusieurs virements à faire en une seule fois, il emploie le formulaire n° 774 «Annexe au virement», que le bureau des chèques fournit gratuitement sur demande, Le receveur remplit le dit formulaire d'après la contexture et y indique l'adresse et le montant de chaque ordre de virement; il fait ensuite le total des montants y inscrits et renseigne ce montant sur le formulaire de virement. Ce formulaire de virement est à remplir comme pour les virements ordinaires seulement au lieu de l'adresse du destinataire on écrit, à la place à ce réservée, la mention «Divers suivant annexe». Le receveur joindra aux deux pièces précitées, en outre des avis de débit dont question sub II, des coupons (formulaire 779 a) qui sont fournis gratuitement par le bureau des chèques. Ces coupons sont à remplir d'après la contexture; leur verso peut être employé pour faire des communications aux bénéficiaires, auxquels les coupons seront transmis par le bureau des chèques. - Ces virements s'appellent virements collectifs (Sammelüberweisung).
Le même procédé est à suivre pour les chèques collectifs (Sammelschecks). On y emploiera également le formulaire 774 «Annexe au virement», dans l'entête duquel on remplacera le mot «virement» par «chèque». Les chèques collectifs ne peuvent pas servir pour faire des communications aux bénéficiaires.
Il n'est pas permis de réunir dans un seul et même ordre collectif des chèques et des virements. De même, l'ordre collectif ne peut contenir que des ordres pour un seul et même pays.
Frais.
IV. Les frais dus par la caisse communale à l'administration des postes du chef de la tenue du compte-chèques sont déduits, par le bureau des chèques, de l'avoir en compte.
Ils comprennent:
| a) |
les prix des formulaires fournis; (Ce montant est porté en compte lors de la four niture des dits formulaires. Les chèques et les virements se vendent à 2 fr. le carnet de 50 exemplaires; sont eu outre à payer du chef de l'Impression aux divers formulaires du numéro et de la désignation du compte: 2 fr. pour le premier carnet et 0,50 fr. pour chaque carnet en sus de chaque commande. Les bulletins de versement coûtent 2 ct. l'exemplaire. Sur demande, l'administration des postes fera imprimer sur les bulletins de versement le numéro, la désignation du compte-chèques; les frais d'impression en sont de 8,75 fr. pour le premier cent et de fr. 0,65 pour chaque centaine an plus ou pour une fraction de la dernière centaine. Toutefois le paiement du prix de la première fourniture d'imprimés aux receveurs se fera par voie d'imputation sur le fonds des dépenses communales.) |
| b) |
les droits postaux des inscriptions au débit du compte; (Ces droits sont décomptés au moment où la feuille de compte tenue par le bureau des chèquesfeuille comportant environ 40 inscriptions, est remplie et où elle doit être remplacée par une autre, Taxes d'un virement pour l'Intérieur 5 ct. par ordre de virement; pour l'étranger 5 ct. par 100 fr. avec un minimum de 25 ct. - Taxe d'un chèque 10 ct. par chèque plus 1/10 % du montant touché.) |
| c) |
les débours causés à l'administration des postes par les chèques dont le bénéficiaire demeure à l'étranger ou dont le montant est à transmettre par télégraphe; (Ces montants - ports d'affranchissement de mandats, taxes télégraphiques etc. - sont déduits de l'avoir en compte en même temps que le montant du chèque même.) Tous ces faux-frais sont documentés par des avis de débit qui sont délivrés par le bureau des chèques et qui sont joints à l'extrait de compte afférent |
Extraits du compte-chèques
Chaque jour où un changement quelconque sera opéré à l'avoir en compte, le receveur recevra de la part du bureau des chèques un extrait de compte auquel seront annexés les coupons afférents comme pièces à l'appui. Les coupons contiendront toutes les indications nécessaires pour la tenue des registres des receveurs
Sur demande, des extraits de compte sont délivrés par le bureau des chèques au Gouvernement, aux commissariats de district et aux bourgmestres.
Inscriptions au journal du receveur
Comme l'avoir au compte-chèques constitue une partie intégrante de l'encaisse du receveur, il est entendu que ce dernier doit renseigner dans son livre-journal toutes les inscriptions tant au tiédit qu'au débit du dit compte-chèques.
Des colonnes spéciales ont été réservées à ces fins dans les journaux de comptabilité
Exemple:
L'extrait du compte-chèques renseigne:
| a) | une inscription au crédit de fr 19.000. Aux indications du coupon annexé au dit extrait de compte, le receveur reconnaît qu'il s'agit du fond communal par 10.000 fr. et du subside pour l'enseignement primaire par 9000 fr., versés par la Recette générale; |
| b) | une inscription au débit de 8000 fr., qui se rapporté au paiement des annuités échues auprès du Crédit foncier, paiement effectué par chèque ou ordre de virement émis par le receveur communal même. |
Les écritures à passer du chef de ces deux opérations au Livre-journal du receveur sont les suivantes:
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L'avis de débit de fr. 8000 qui se trouve joint à l'extrait du compte-chèques est à annexer au mandat émis par le collège échevinal au profit du Crédit foncier, pour servir de quittance.
Ecritures à passer au compte communal.
Au compte communal les opérations relatives au compte-chèques sont tout simplement portées au compte des recettes et dépenses pour ordre, dans le cadre spécial à ce réservé sub «Lit. B Compte-chèques et virements postaux».
En appliquant l'exemple ci-dessus, ce compte se présentrait comme suit:
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Extraits bimensuels du livre de caisse.
Les imprimés pour les extraits bimensuels du livre de caisse présenteront les mêmes rubriques que le Livre-journal, et le receveur n'aura qu'à inscrire fidèlement dans les colonnes ad hoc le montant des retraits opérés et des versements effectués sur le compte-chèques.
Conférences.
Pour familiariser les receveurs plus vite avec toutes les opérations relatives au compte des chèques et virements postaux et pour leur faciliter l'introduction de ce service dans la comptabilité communale, je ferai organiser dans un délai rapproché des conférences, dans lesquelles les receveurs seront initiés dans toutes les opérations relatives au compte-chèques et éclairés sur les parties essentielles de ce service par rapport à la comptabilité communale.
Avant de finir, j'invite les receveurs et tous les organes que la matière concerne à vouer tous leurs soins à l'introduction de ce nouveau service, qui est de la plus haute importance et qui, bien organisé et bien exécuté, facilitera la tâche des receveurs et aura pour effet certain de préserver de toutes déceptions les comptables et les communes.
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Luxembourg, le 10 juillet 1918. |
Le Directeur général de l'intérieur, M. KOHN. |