Arrêté du 4 novembre 1936, portant réglementation de la tenue des registres de comptabilité ainsi que de la confection de l'inventaire et du bilan des notaires.

Les notaires sont obligés de tenir une comptabilité en partie double.

A cet effet ils tiendront:

Le Ministre de la Justice prescrira, sur avis de la Caisse commune du Notariat, par voie d'arrêtés ministériels, le nombre, la réglure et le mode d'emploi de tous ces livres. Ceux-ci pourront, dans les cas et conditions à fixer, être remplacés par des feuillets mobiles ou des fiches.

Les journaux doivent contenir toutes les opérations financières généralement quelconques, tant actives que passives de l'étude, ainsi que toutes les obligations privées du notaire, à l'exception des menues dettes de ménage.

Les journaux sont, au chef-lieu d'arrondissement, cotés et paraphés par le Président du tribunal ou par un juge par lui commis, et ailleurs par le juge de paix.

Les opérations de chaque journée sont inscrites sans intervalle ni lacune. Les inscriptions sont faites et arrêtées jour par jour.

Les comptes généraux grouperont de façon claire les comptes individuels.

Le grand-livre centralisateur recevra jour par jour et par colonnes les montants ou les totaux des montants des opérations débitrices et créditrices effectuées sur les divers comptes généraux, de façon à présenter une situation journalière de l'étude.

Chaque année, aux dates fixées par le Ministre de la Justice sur avis de la Caisse commune du Notariat, les notaires dresseront le bilan de l'étude. Année par année, à partir du 1^er janvier prochain, le bilan sera inscrit dans un livre à ce destiné et chaque fois signé par le notaire.

Pour faciliter ces opérations, les guichets des études fermeront pour toutes opérations financières pendant la quinzaine suivant la date fixée.

A partir du 1^er janvier qui suivra la mise en marche de la nouvelle comptabilité, le comité de la Caisse commune fera vérifier annuellement par les soins d'agents de sociétés fiduciaires étrangères la tenue de la comptabilité de toutes les études.

Le contrôle de la gestion financière ne portera pas atteinte au secret professionnel du notaire. L'organe contrôleur vérifiera:

En cas de constatation d'irrégularités ou de signes de mauvaise gestion graves le comité de la Caisse commune en référera au Gouvernement et à la Chambre des notaires compétente en vue de l'application de l'art. 56 de l'ordonnance du 3 octobre 1841.

Les comptes débiteurs des clients seront arrêtés en intérêts deux fois par an au 30 juin et au 31 décembre. Ils seront soumis à ces dates aux clients sur leur demande.

Les comptes créditeurs des clients seront arrêtés chaque année à la date fixée pour le bilan.

Les soldes actifs et passifs ainsi arrêtés porteront intérêts au taux convenu. Toute capitalisation intermédiaire est prohibée.

Les comptes des débiteurs formeront l'objet d'une approbation réciproque tous les trois ans au moins.

En cas de refus par l'une des parties d'approuver l'extrait de compte, l'autre aura la faculté d'y suppléer par un extrait, signé unilatéralement et adressé au correspondant par une lettre recommandée à la poste avec avis de réception. L'extrait de compte ainsi adressé vaut approbation, à moins que le destinataire n'y forme opposition par la même voie dans les trente jours de l'expédition. Le texte de cette disposition sera reproduit littéralement au recto en marge du compte en langues française et allemande.

Les études entrées en liquidation après le 1^er janvier 1936 devront continuer leur comptabilité aussi longtemps que les engagements avec les tiers ne sont pas apurés. Elles dresseront annuellement un inventaire et un bilan. Le contrôle de l'exécution de cette obligation sera fait par le comité de la Caisse commune du notariat, qui, en cas d'inobservation, pourra en assurer l'exécution par les soins de tiers, à désigner par lui, et ce aux frais de la liquidation. Avis en sera donné au Ministre de la Justice.

Les études qui sont liquidées sous l'autorité de la justice ne tombent pas sous l'application du présent article.

Par dérogation à l'art. 1^er du présent arrêté, le Gouvernement peut permettre exceptionnellement aux notaires, après avoir entendu la Caisse commune en son avis, de garder la comptabilité simple. Toutefois, cette autorisation ne peut être accordée qu'aux notaires ayant 60 ans d'âge le jour de la publication du présent arrêté.

Ces notaires seront cependant tenus de faire annuellement un inventaire et un bilan et de transcrire ce dernier dans le registre prévu à l'art. 5 ci-avant.

Sauf les dispenses prévues ci-avant les notaires en exercice sont tenus de faire fonctionner la comptabilité double normalement dans le délai de deux ans à partir de la mise en vigueur du présent arrêté. Jusqu'à ce que la nouvelle comptabilité fonctionne, le comité de la Caisse commune se bornera à vérifier qu'effectivement un inventaire annuel et exact aura été dressé.

Les dispositions des art. 7 et 8 du présent arrêté sont applicables à tous les notaires sans exception dès la publication du présent arrêté.