(Montants en Euros)

Publication prévue au paragraphe (3) de l’article 37 de la loi du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard des traitements des données à caractère personnel.

Rapport de gestion relatif aux comptes de l’exercice 2017

Dépenses

Pour la CNPD l’année 2017 a été laborieuse et marquée par l’approche de la date butoir du 25 mai 2018, date de l’entrée en application du nouveau règlement européen pour la protection des données (RGPD), qui marquera pour l’avenir sa façon de fonctionner.

Déjà pour l’année 2017, le budget de la CNPD laissait percevoir des changements alors que la dotation autorisée de 2 386 726 € était de l’ordre d’environ 16 % supérieure à celle autorisée en 2016, qui était de 2 050 922 €. Les fonds supplémentaires étaient essentiellement destinés au recrutement d’effectifs supplémentaires et à couvrir les frais de fonctionnement occasionnés par une commission en expansion.

Le total des frais de fonctionnement de l’établissement public au cours de l’exercice 2017 s’élevaient à 2 531 584,32 € ce qui constitue une augmentation de 17 % par rapport à l’exercice précédent qui s’élevait à 2 162 430,24 €. Le total des frais de fonctionnement ne dépasse donc que légèrement le montant des prévisions budgétaires originaires estimées à 2 517 926 €. Ce chiffre dépasse certes celui de la dotation autorisée, mais est repris par les recettes sur les redevances qui servent essentiellement à payer les traitements des collaborateurs de la CNPD bien qu’elles ne les couvrent nullement entièrement et qu’elles ont vocation à disparaître avec la réforme qui abolira les formalités préalables et par conséquent les redevances.

Ce sont essentiellement les charges relatives au personnel permanent et temporaire qui ont augmenté sensiblement, pour atteindre 2 257 695,91 € en 2017 comparés à 2 086 622 € en 2016. Les dépenses réelles dépassaient ainsi les prévisions budgétaires estimées à 2 055 000 € d’environ 10 %.

Ainsi, la CNPD a engagé en début d’année une juriste employée de l’État et une deuxième en automne, suite au départ d’un collaborateur. De même, un chargé d’études informaticien a rejoint les effectifs de la CNPD. Par ailleurs, deux experts externes associés aux travaux de la CNPD en début d’année, ont été intégrés aux effectifs du personnel de la CNPD en cours d’année dont une juriste et un chargé d’études informaticien. Il ne va pas sans dire que la CNPD s’est également doté d’un nouvel commissaire-informaticien avec effet au 1^er janvier 2017 alors que le précédent avait démissionné avec effet au 1^er septembre 2016. En fin de compte, la CNPD a donc terminé l’année avec un effectif comportant quatre postes à temps plein supplémentaires, tous de la carrière de l’employé public. La dépense pour ces quatre postes a été en partie compensée par une dotation supplémentaire de 85 321 € pour deux postes pour employés publics de la carrière A1 pour chaque fois 6 mois. Reste à mentionner, qu’un fonctionnaire de la carrière B1 s’était vu accorder un congé pour travail à mi-temps pour des raisons médicales dont la CNPD a dû supporter les coûts. Pour pouvoir assurer le bon fonctionnement de son service, la CNPD s’est vu contrainte de recourir aux services d’un employé public de la carrière B1. Une dotation supplémentaire d’une hauteur de 27 255 € avait été autorisé pour couvrir 5 mois de ce congé en 2017, alors que la CNPD ne peut pas profiter de la provision globale de l’État pour remplacements.

Concernant les autres charges, les frais d’honoraires, qui se composent essentiellement des frais de la fiduciaire qui tient la comptabilité et établit le bilan de l’établissement public, sont restés largement en-dessous des prévisions avec 9 479,33 €. En effet, la CNPD craignant l’affluence d’affaires en justice avait prévu une provision substantielle sur cet article. Après une augmentation au double de la moyenne en 2016 suite au recours à des avocats externes, les frais sont donc retournés au niveau de 2015.

Le montant des charges locatives pour le bâtiment administratif à Belval s’élevait à 12 262,33 € montant légèrement inférieur au montant de l’année précédente qui s’élevait à 13 876,16 €, et ce en raison d’épargnes faites au niveau de la consommation d’énergie et de frais de nettoyage.

Les frais de port et de télécommunications et autres charges générales d’exploitation ont connu une progression linéaire suivant l’augmentation du nombre de collaborateurs en activité.

Pour ce qui est des équipements et fournitures de bureau, les dépenses ont augmenté à nouveau de presque 100 % par rapport à 2016, année pendant laquelle les frais avaient diminué par rapport à 2015, année pendant laquelle la CNPD avait renouvelé une partie de ses équipements surannés (ordinateurs, écrans, imprimantes, serveurs et back-up). Avec 34 978,61 € elles sont certes supérieures aux coûts de 25 809,44 € de 2016, mais nettement inférieures à ceux de 56 789,63 € en 2015.

Les frais de déplacement et de séjour à l’étranger se chiffraient à 29 255,66 € ce qui constitue une nette baisse par rapport à l’année précédente pendant laquelle les coûts s’élevaient à 39 529,20 €. Or, les dépenses restent inférieures aux prévisions budgétaires. La différence s’explique par le fait que bien que le nombre de voyages de service augmentent, les collaborateurs préfèrent commencer leur séjour tôt le matin que la veille et qu’un nombre de réunions ont été réduites dans la durée. Le chiffre n’a toutefois aucunement tendance à diminuer dans le futur. Au contraire, les engagements de la CNPD à l’étranger ne feront qu’augmenter à l’avenir alors que non seulement le nombre de groupes de travail que la CNPD devra couvrir à l’étranger a tendance à augmenter. La cadence des réunions du groupe de l’article 29 et prochainement du Comité européen pour la protection des données va augmenter aussi. En effet, les frais de voyage, dans une large mesure incompressible, se rapportent à la participation des membres effectifs et des collaborateurs de la Commission nationale aux réunions, séances de travail et conférences organisées sur le plan européen dans le domaine de la protection des données, où l’autorité luxembourgeoise ne peut pas faire la politique de la chaise vide et se doit d’être représentée. Les frais de déplacement et de séjour pour les agents en formation externe sont également inclus dans cette somme.

Les frais de formation externe hors frais de déplacement et de séjour pour le personnel ont fortement augmenté pour atteindre 9 282,43 € en 2017, comparés à 3 440,80 € en 2016, ce qui constitue le triple des prévisions budgétaires sur cette position. Ces dépenses s’expliquent d’une part par des cours de langue luxembourgeoise organisés pour les nouveaux collaborateurs francophones en interne, et d’autre part par la formation spécialisée en matière de protection des données personnelles. Il est en effet à l’heure actuelle très difficile de trouver des collaborateurs qui maîtrisent tant les trois langues officielles du pays, que la matière de la protection des données personnelles. Afin de pouvoir s’associer du nouveau personnel et avancer dans les préparations pour l’entrée en vigueur du RGPD, il y a lieu de se décider pour une partie des compétences et enseigner l’autre. Les frais de formation vont évoluer davantage au cours des années à venir, étant donné que la CNPD apporte beaucoup d’attention à la formation de base, continue et linguistique de ses collaborateurs.

Les dépenses pour l’information du public et la communication s’élevaient à 23 846,85 € en 2017. Bien que ce montant dépassaient de plus de 10.000 € celui de l’année précédente avec 13 589,30 €, il reste à nouveau en-dessous des prévisions budgétaires de 40 000 €, alors que la CNPD n’a pas réussi de finir une partie de ses nouvelles brochures de sensibilisation avant la fin de l’année. Celles-ci figureront donc sur le budget de l’année 2018, année qui sera très chargée en termes de sensibilisation en vue de l’entrée en application des nouvelles règles en matière de protection des données personnelles.

En 2017 à nouveau, les dépenses pour la maintenance des systèmes et réseaux informatiques ont dépassé les prévisions du triple. Les dépenses s’élevaient à 76 657,81 € par rapport à 28 000 € prévues dans les prévisions budgétaires. Cette augmentation s’explique par deux facteurs. D’un côté, la CNPD, en prévision de l’adoption d’une nouvelle structure de contrôle a posteriori sous le RGPD et par conséquent des nouvelles procédures de travail, a procédé à la modélisation de ses futures structures et processus internes et la mise en place subséquente de nouveaux outils de travail internes en vue de la digitalisation de la CNPD. D’autre part, elle a développé un outil d’appréciation du niveau de maturité des responsables de traitement en termes de protection des données personnelles ensemble avec le LIST. Les dépenses supplémentaires sur cette position proviennent essentiellement du développement des applications informatiques de part et d’autre. Alors qu’il a été décidé de basculer l’informatique entière de la CNPD vers le CTIE, le renouvellement des équipements informatiques a été effectué par le CTIE et ne figurera au budget qu’en 2018.

Les amortissements comptabilisés en 2017 atteignaient un montant total de 6 888,22 €, c’est-à-dire une somme équivalente à deux fois le montant de l’année précédente qui était de 3.093,55 €. Cette augmentation est essentiellement dû à l’acquisition de nouveau mobilier destiné à accueillir les nouveaux membres du personnel de la CNPD en 2018.

Recettes

Le montant des redevances perçues en application des articles 37 paragraphe (4), 13 paragraphe (3) et 14 paragraphe (4) de la loi s’élevaient à 178 318,51 € comparé à 158 075 € en 2016. Ce surplus constitue une augmentation de 12,80 % par rapport à l’année précédente et dépasse les prévisions budgétaires de 33,84 %. Par rapport à l’année précédente, les prévisions budgétaires avaient été ramenées au niveau de ce à quoi la CNDP pouvait légitimement s’attendre comparé aux recettes des années précédentes. Or, en prévision de l’entrée en application du RGPD, la CNPD témoigne un afflux des formalités préalables et par conséquent, d’une augmentation correspondante des recettes, qui ont toutefois vocation à disparaître à partir de mai 2018. Aucune recette de produits financiers (intérêts créditeurs) n’a pu être enregistrée pour l’année 2017.

Résultat d’exploitation

Compte tenu de la dotation annuelle de 2 499 338 €, dont la Commission nationale a bénéficiée en 2017 de la part de l’État en application de l’article 37 paragraphe (4) de la loi, le résultat d’exploitation de l’établissement public s’élève à 146 082,19 € au 31 décembre 2017.

Esch-sur-Alzette, le 25 avril 2018

La Commission nationale pour la protection des données,